На сайте университета написано «заверенная копия», а какая именно — непонятно. Или сертификат будет готов после окончания приёма. С таким вопросом можно написать в приёмную службу: назвать программу, показать спорный пункт и объяснить, что нужно решить.
Хорошему письму достаточно нескольких коротких абзацев. Ниже — три учебные ситуации и образцы на английском, которые можно переделать под свою заявку. Они помогают задать вопрос, но не заменяют разрешение университета дослать документ или изменить способ подачи.
Сначала найдите нужный контакт
Откройте объявление о приёме иностранных студентов на ваш год и уровень обучения. Ищите контакт в самом объявлении или на странице программы. Адрес общего отдела международных связей может вести к людям, которые занимаются обменом, а не поступлением.
Если в объявлении отдельно указаны контакты бакалавриата, магистратуры или стипендиальной программы, выбирайте тот, который относится к вашей заявке. Вопрос о форме документа обычно стоит адресовать приёмной службе. Научному руководителю пишут о теме исследования и сотрудничестве, если программа предусматривает такое общение.
Посмотрите, нет ли рядом формы обращения или инструкции для уже зарегистрированных кандидатов. Письмо со своего адреса, указанного в заявке, и номер заявки помогут связать вопрос с вашим делом. Если заявки пока нет, так и напишите: вы планируете подаваться.
Когда весь порядок подачи ещё неясен, начните со статьи о самостоятельном поступлении в Китай. В письме удобнее разбирать конкретную трудность, которая осталась после чтения требований.
Что сообщить, чтобы вам могли ответить
Представьте, что сотрудник открывает письмо между другими обращениями. Ему нужно быстро понять, к какой программе относится вопрос. Для этого укажите:
- официальное название программы и уровень обучения;
- год и семестр поступления;
- название стипендии, если вопрос связан с её условиями;
- номер заявки, если он уже есть;
- ссылку на требование и сам вопрос.
В теме письма достаточно программы, года и предмета обращения. Например: «2027 undergraduate application — transcript requirement». В самом письме используйте название программы с сайта, чтобы сотруднику не пришлось угадывать его по вашему переводу.
Пишите на языке, который указан для обращений. Если такого указания нет и у программы есть англоязычная приёмная страница, можно начать с простого английского. Сложные обороты и длинное вступление с похвалой университету здесь не нужны.
Все ситуации ниже вымышленные. Поля в квадратных скобках замените своими данными; строку с номером заявки удалите, если номера ещё нет. Даты лучше писать с названием месяца, например «15 February 2027», чтобы избежать путаницы между днём и месяцем.
Письмо 1. Неясно, какой документ подходит
Допустим, вы ещё учитесь. Школа может выдать текущую выписку оценок на английском с подписью и печатью, а в списке университета стоит просто «официальная выписка». Нужно выяснить, подходит ли ваш документ на этапе подачи и потребуется ли ещё заверение.
Тема: [Programme title], [intake year] — academic transcript requirement
Dear Admissions Team,
I am planning to apply for the [programme title] at [degree level] for the [month and year] intake.
The application guide lists “[exact wording of the requirement]”: [link to the official page]. I am currently in my final year of secondary school. My school can issue my current transcript in English, signed and stamped by the school.
Could you please confirm whether this document is acceptable at the application stage? Does it require any additional certification or notarization?
If a different document is required, could you please direct me to the relevant instructions?
Thank you for your help.
Kind regards, [Full name][Application number, if available]
Здесь есть описание документа, который вы можете получить, и вопрос о конкретном этапе. Формулировка «подойдёт ли моя справка?» без этих деталей оставила бы слишком много неизвестного.
Если вы уже окончили школу или поступаете после бакалавриата, замените сведения об образовании. Не оставляйте в образце чужую ситуацию. А различия между переводом, нотариальным заверением и апостилем можно отдельно разобрать в статье о подготовке документов для китайского вуза.
Письмо 2. Языковой сертификат появится позже
В таком письме нужны две даты: окончание приёма и ожидаемая готовность результата. Срок публикации результата берите у организатора экзамена; если он предварительный, сохраните это уточнение.
Возможность дослать сертификат зависит от программы и раунда подачи. Например, CUHK-Shenzhen в правилах бакалавриата на 2027 год отдельно разрешает участникам раннего и основного раундов подать заявку до готовности результата по английскому и загрузить его к указанному университетом сроку. Переносить это разрешение на HSK, другой вуз или другой раунд нельзя.
Тема: [Programme title], [intake year] — language test result after the application deadline
Dear Admissions Team,
I am applying for the [programme title] for the [month and year] intake through [admission or scholarship route]. My application number is [number].
The application deadline shown on [official page link] is [date]. I am registered for [test name and level, if applicable] on [test date]. According to [test provider’s information], my result is expected on [date].
May I submit my application before the result is available and provide the score report later? If this is permitted, what should I upload in the language certificate field, and by what date must you receive the final result?
Could you also confirm whether this arrangement applies to the [scholarship name or admission round]?
Thank you for your guidance.
Kind regards, [Full name]
В этом варианте вы выясняете, можно ли дослать сертификат и как это сделать в системе. Саму заявку нужно подать вовремя. Ответ «сертификат можно дослать» ещё оставляет вопросы: куда отправлять файл, к какой дате и подходит ли это для вашей стипендии.
Пока разрешения нет, не считайте регистрацию на экзамен заменой сертификата. Если вуз допускает такой порядок, сохраните его ответ и перенесите новую дату в свой календарь поступления.
Письмо 3. Две официальные страницы говорят разное
Сначала проверьте год, уровень обучения, язык программы и маршрут подачи на обеих страницах. Иногда различие объясняется тем, что одна инструкция относится к магистратуре, а другая — к бакалавриату. Посмотрите также, указано ли, какая языковая версия имеет приоритет.
Если различие осталось, дайте обе ссылки и коротко назовите его. Для примера возьмём объём учебного плана: на одной странице одна единица измерения, на другой — другая.
Тема: [Programme title], [intake year] — clarification of study plan length
Dear Admissions Team,
I am preparing an application for the [programme title] for the [month and year] intake. I will submit my study plan in [language].
I found two different descriptions of the required length:
- [Page title and link]: “[short exact wording]”.
- [Page title and link]: “[short exact wording]”.
Could you please confirm the required length and whether it is counted in words or characters for a study plan written in [language]? Which of these instructions should I follow for this intake?
Thank you for clarifying this.
Kind regards, [Full name][Application number, if available]
Если вопрос о разных сроках, замените объём текста двумя датами и укажите ваш раунд подачи. Обвинять сайт в ошибке не нужно: сотруднику достаточно увидеть расхождение и понять, к какой заявке оно относится.
Что приложить и как проверить письмо
Для первого уточнения часто достаточно ссылки и точной цитаты. Если спорный пункт виден только в личном кабинете, приложите снимок нужной части экрана. Уберите сведения, которые не относятся к вопросу.
Полный пакет документов отправляйте способом, который указал вуз. Не добавляйте паспорт, медицинские справки и все приложения «на всякий случай» к обычному вопросу о формулировке. Если сотруднику нужен сам документ, он сможет назвать его и способ передачи.
Перед отправкой прочитайте письмо как получатель. Понятно ли, на какой вопрос нужно ответить? Если вместе с сертификатом вы спрашиваете об общежитии, стипендии и выборе специальности, выделите то, что сейчас мешает подать заявку. Остальные вопросы можно задать отдельно по нужным контактам.
Что делать с ответом — или его отсутствием
Сохраните переписку вместе с документами конкретной заявки. В ответе найдите три вещи: что разрешено, что нужно сделать и к какому сроку. Если чего-то не хватает, уточните в той же цепочке писем.
Единого срока ответа нет. Проверьте, не пришло ли автоматическое сообщение с ожидаемым временем обработки, и посмотрите папку «Спам». Если указанный срок прошёл, можно напомнить о вопросе в прежней переписке. Если срок ответа не указан, можно отправить одно короткое напоминание через несколько рабочих дней. Это ориентир для переписки, а не правило университета; при близком окончании приёма лучше сразу искать другой официальный контакт. При близком окончании приёма используйте другой официальный контакт из объявления и назовите дату, до которой вам нужно принять решение.
Отсутствие ответа не означает согласия с предложенным вами вариантом. Пока ждёте, можно заниматься теми частями заявки, которые уже понятны: например, написать черновик учебного плана. А если пришло приглашение на разговор, пригодится отдельная подготовка к собеседованию.
